4 tips om uw evenement stressvrij te houden

Tip 1: Begin op tijd met plannen

Een uur voor de start ontdekken dat een podiumbanner een spelfout bevat, is allesbehalve ideaal. Dit soort situaties zorgt vaak voor stress en noodoplossingen, zoals ducttape en een stift. Door ruim van tevoren te beginnen met plannen, heeft u tijd om details grondig te controleren en fouten te corrigeren. Hoe groter het evenement, hoe belangrijker een goede voorbereiding wordt. Met veel betrokken partijen en complexe logistiek kan een kleine vertraging grote gevolgen hebben. Start daarom vroeg en stem alles goed op elkaar af. Zo voorkomt u verrassingen en verloopt uw evenement soepel.

Tip 2: Test werkelijk alles

Stelt u zich een grote productlancering voor waar veel stakeholders bij aanwezig zijn. De presentator staat op het podium en kondigt een promotievideo aan. Maar tot de schrik van de presentator speelt een verkeerde video af: de presentator heeft namelijk per ongeluk een video opgestuurd van oma die met zijn dochtertje een grappig dansje doet. Absoluut hilarisch, maar allesbehalve professioneel. Dit soort ongemakkelijke momenten zijn vaak te voorkomen door vooraf alles goed te testen.

Technische details lijken klein, maar kunnen grote verstoringen veroorzaken: een verkeerd ingeplugde kabel, een livestream die niet start, of een camera waarvan de batterij leeg is. Murphy’s wet leert ons dat alles wat fout kán gaan, fout zál gaan. Organiseer een doorloopmoment waarin u het hele programma test alsof het al echt is. Controleer of online kijkers alles goed kunnen volgen, of ondertitels leesbaar zijn en of alle apparatuur naar behoren werkt.

Tip 3: Stel een productieleider aan

Even een leuke anekdote: een minuut voor de start van een live-programma staan de gasten nog buiten de zaal koffie te drinken en ze hebben geen idee dat het programma op het punt staat om te beginnen. De ontvangstcomité is gezellig aan het praten met de gasten en heeft de tijd ook niet in de gaten. Ondertussen zitten de productieteams in de zaal te zweten. Je kan toch niet starten als nog niemand aanwezig is? Maar hoe zit het dan met het online publiek? Starten we nu wel of niet op tijd? De laatste minuut tikt weg op de klok, en wat daarna ontstaat is weinig minder dan chaos.

Het livestream-team zet de livestream al wel live, maar het geluidsteam laat de inloopmuziek nog aan staan. Het online publiek ziet camerabeelden van een lege zaal terwijl muziek met auteursrechten zich afspeelt. Het livestreaming-platform herkent de muziek, en zet de livestream uit. Er moet een nieuwe livestream aangemaakt worden, terwijl het programma al begonnen is. Het livestream-team schrikt, en zegt tegen het geluidsteam om de muziek uit te zetten. Ondertussen komen de gasten die eerst koffie aan het drinken waren, een stille lege zaal binnenlopen. Het online publiek ziet niets meer, en kan ook niet meer participeren.

Dit soort problematiek komt vaker voor dan u misschien denkt. De oplossing? Een productieleider of stagemanager aanstellen. Deze persoon bewaakt de planning, houdt overzicht en is bevoegd om beslissingen te nemen. Hij of zij zorgt ervoor dat gasten op tijd naar de zaal worden begeleid, het programma soepel verloopt en teams goed samenwerken. Met een duidelijke leiding voorkomt u last-minute stress en onnodige fouten.

Tip 4: Communiceer het plan met uw team

“Blijkbaar is er gecommuniceerd dat…” is een zin die u liever niet hoort vlak voor de start van een evenement. Goede communicatie is cruciaal voor succes. Zorg dat iedereen het plan kent, weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn en volledig op de hoogte is van eventuele wijzigingen.

Bespreek samen het programma en maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Nodig het team uit om mee te denken over onduidelijkheden of verbeterpunten. Dit draagt niet alleen bij aan een oplossingsgerichte aanpak, maar ook aan een prettige samenwerking waarin teamleden zich gehoord en gewaardeerd voelen. Goede communicatie maakt het verschil tussen stress en een krachtig evenement.

Kunnen wij iets voor uw evenement betekenen?